Gestisci la lista ospiti con un sistema completo
La lista ospiti è la base di quasi ogni decisione del matrimonio, dalla dimensione della location al budget per il catering. Un foglio disordinato porta a indirizzi persi, inviti doppi e vuoti imbarazzanti nei ringraziamenti: prepararsi un buon sistema all'inizio ti fa risparmiare ore dopo.
Crea la lista A e la lista B
Parti da una lista A con gli ospiti immancabili: famiglia stretta, amici del cuore e chiunque la cui assenza ti sembrerebbe sbagliata. Aggiungi una lista B con le persone che inviteresti volentieri se il numero o il budget lo permettono, per esempio colleghi o cugini lontani. Spedisci gli inviti della lista A 8-10 settimane prima, poi manda quelli della lista B mentre arrivano i rifiuti, idealmente con almeno 6 settimane di anticipo, così non sembrano un ripensamento.
Tieni traccia delle informazioni giuste
Per ogni ospite annota nome e cognome, indirizzo postale, e-mail, telefono, categoria (famiglia, amici, lavoro, lato del partner), accompagnatore, preferenza di menu o esigenza alimentare, stato RSVP, numero del tavolo, regalo ricevuto e data di invio del ringraziamento. Raccogliere gli indirizzi man mano, invece di correre poco prima di spedire gli inviti, evita ritardi con la tipografia o il servizio di inviti online, che di solito ha bisogno di un foglio pulito da caricare in blocco.
Usa le categorie per gestire i totali
Dividi la lista in categorie e calcola i subtotali per ognuna: quanti dalla famiglia, dagli amici, dal lavoro e dal lato del tuo partner. Così noti subito gli squilibri (per esempio un lato che invita il doppio delle persone) e puoi ricalcolare all'istante il numero di ospiti ogni volta che arriva un rifiuto, tenendo sempre precisi i conteggi per catering e noleggi.
Tieni tre conteggi separati
Tieni ben distinti il numero degli invitati, quello di chi ha confermato e il numero definitivo, perché raramente coincidono. In un matrimonio tipico il 10-15% degli invitati dà forfait. Dai al catering e alla location il numero definitivo 7-10 giorni prima del matrimonio, non il totale degli invitati: ordinare cibo e sedie per chi non viene è denaro buttato. Ogni altra lista (Save the Date, conteggi per il catering, piano dei posti) deve nascere da questo unico file principale, così i numeri non prendono strade diverse; e con un modulo condiviso gli ospiti inseriscono da soli il proprio indirizzo, invece di farti riscrivere tutto a mano.
Punti chiave
- Dividi gli ospiti in lista A e lista B prima di spedire gli inviti
- Tieni separati invitati, conferme e numero definitivo; dai ai fornitori quello definitivo 7-10 giorni prima
- Raccogli presto gli indirizzi postali per evitare corse all'ultimo minuto
- Annota stato RSVP, preferenza di menu e numero del tavolo per ogni ospite
- Registra regali e ringraziamenti, così non dimentichi nessuno
- Usa le categorie per mantenere i numeri equilibrati tra le due famiglie
Tag
Fonte: www.theknot.com