Riduci la lista ospiti con criterio
La lista ospiti è la leva più potente che hai sul budget del matrimonio. Quasi ogni costo del ricevimento (catering, bar, noleggi, bomboniere, inviti e persino la dimensione della location che ti serve) cresce insieme al numero di persone. Ridurre la lista vuol dire decidere, con consapevolezza, chi vuoi nella sala quando vi direte sì, e lasciare che quella decisione finanzi le parti della giornata che vi stanno più a cuore.
Perché il numero di ospiti determina quasi ogni costo
Quasi tutte le voci di spesa di un matrimonio hanno un prezzo a persona. Un ospite costa in media $200-300 sommando piatto servito o buffet, bevande, torta, noleggi e bomboniere: tagliare 20 ospiti può liberare $4,000-6,000 senza rinunciare alla qualità. Meno ospiti vuol dire anche location più piccole (e più economiche), meno tavoli e centrotavola, meno mobili a noleggio e minimi di personale più bassi. Dato che questi costi si sommano, il numero di ospiti è la prima cifra da fissare prima di impegnarti con una location o un catering.
Prepara una lista A e una lista B
Dividi la lista in una lista A di persone da invitare assolutamente (famiglia stretta e gli amici senza cui non riesci a immaginare il tuo matrimonio) e una lista B di ospiti che sarebbe bello avere, come colleghi più lontani, accompagnatori di conoscenti e parenti alla larga. Manda prima gli inviti della lista A e, man mano che arrivano i no, manda gli inviti della lista B a ondate. Spedisci la lista B almeno sei-otto settimane prima della data, così nessuno si sente un ripensamento. Così il numero finale resta vicino alla capienza senza impegnare il budget in anticipo.
Stabilisci regole chiare e mantienile
È l'ambiguità che gonfia le liste ospiti. Mettetevi d'accordo presto su poche regole ferme: se i bambini sono invitati, se ogni single ha diritto a un accompagnatore e dove si ferma la linea con colleghi e cugini di secondo grado. Applica le regole in modo coerente, così nessuno può indicare un'eccezione. Se i genitori contribuiscono economicamente e vogliono aggiungere nomi, dai a ciascuna parte un numero fisso di inviti da distribuire come preferisce. Così una trattativa senza fine diventa un semplice budget che gestiscono loro.
Valuta una festa in due tempi
Se la lista degli invitati imprescindibili è ancora lunga, una cerimonia intima con famiglia e amici stretti seguita da una festa più grande e informale vi permette di avere entrambe le cose senza far esplodere il budget. Una cena seduta per 30 persone costa una frazione di un ricevimento formale per 150, e un ritrovo tranquillo in giardino o al ristorante dopo copre tutti gli altri. Vi restano il momento importante e la festa, solo separati, così ognuno dei due può essere dimensionato su quello che potete permettervi serenamente.
Punti chiave
- Ogni 10 ospiti che tagli risparmi in genere $2,000-3,000: il numero di ospiti è la tua leva più forte sul budget.
- Fissa il numero di ospiti prima di prenotare location o catering, perché quasi tutti i costi sono a persona.
- Usa il sistema lista A/lista B e manda gli inviti della lista B a ondate, man mano che arrivano i no.
- Stabilisci presto regole ferme su bambini e accompagnatori, e applicale sempre per evitare che la lista si gonfi.
- Ai genitori che contribuiscono dai un numero fisso di inviti, invece di voce in capitolo illimitata.