Tieni una rubrica dettagliata dei fornitori
Durante l'organizzazione ti destreggerai tra 10-20 fornitori, ed è facile dimenticare a ottobre i dettagli concordati a voce a marzo. Un unico elenco ordinato dei fornitori tiene preventivi, contratti e date di pagamento in un solo posto, così non ti sfugge nulla.
Cosa annotare per ogni fornitore
Crea una riga o una scheda per fornitore con: nome dell'azienda, referente, telefono, e-mail, servizio offerto, prezzo preventivato, acconto versato e saldo da pagare, scadenze di pagamento e data di firma del contratto. Aggiungi una colonna per lo stato (in valutazione, contattato, incontrato, prenotato, saldato), così con un'occhiata vedi subito chi aspetta ancora una decisione o un pagamento.
Annota le conversazioni, non solo i numeri
Dopo ogni telefonata o incontro scrivi una riga di appunti: di cosa avete parlato, cosa vi è stato promesso e le eventuali richieste particolari (cambi di menu, canzoni specifiche, avvertenze sulle allergie). Sei mesi dopo, quando il catering dirà 'non ci siamo mai accordati così', la tua nota con la data chiuderà la questione in fretta. Questo registro è anche ciò che passerai a un coordinatore, se decidi di affidarti a uno.
Prepara il foglio dei contatti per il giorno del matrimonio
Ricava dal tuo elenco una versione semplificata su una sola pagina, con i contatti del giorno del matrimonio: nome del fornitore, orario di arrivo, cellulare e un numero di riserva (assistente, secondo fotografo, responsabile della location). Stampa una copia per il wedding planner, per il testimone e per il referente della location, così un intoppo dell'ultimo minuto non richiede di frugare tra le e-mail.
Punti chiave
- Usa un unico foglio o un'app con una riga per fornitore, con contatti, prezzi, acconti e scadenze
- Aggiungi una colonna per lo stato, così vedi a che punto sei con ognuno
- Annota subito le note degli incontri e le richieste particolari, non dopo a memoria
- Segna i contatti di riserva e i numeri per le emergenze di ogni fornitore
- Stampa un foglio contatti semplificato per il giorno del matrimonio da dare a planner, testimoni e staff della location
Tag
Fonte: www.theknot.com