Suivez votre liste des invités avec un système complet
La liste des invités est le socle de presque toutes les décisions d'un mariage, de la taille du lieu de réception au budget traiteur. Un tableur désordonné, ce sont des adresses perdues, des invitations en double et des trous gênants dans vos remerciements : mettre en place le bon système tôt vous fera gagner des heures.
Constituez votre liste A et votre liste B
Commencez par une liste A d'invités incontournables : famille proche, amis proches et toute personne dont l'absence vous semblerait fausse. Ajoutez une liste B de personnes que vous aimeriez inclure si le nombre de convives ou le budget le permet, comme des collègues ou des cousins éloignés. Envoyez les invitations de la liste A 8 à 10 semaines avant, puis libérez celles de la liste B au fil des refus, idéalement plus de 6 semaines avant le mariage pour qu'elles ne ressemblent pas à un rattrapage.
Suivez les bonnes informations
Pour chaque invité, notez le nom complet, l'adresse postale, l'e-mail, le téléphone, la catégorie (famille, amis, travail, côté de votre partenaire), l'accompagnant, la préférence de menu ou la restriction alimentaire, le statut RSVP, le numéro de table, le cadeau reçu et la date d'envoi du mot de remerciement. Collecter les adresses au fil de l'eau, plutôt que dans la panique juste avant l'envoi des invitations, évite les retards avec votre imprimeur ou votre service d'invitations en ligne, qui a généralement besoin d'un tableur propre pour un import en masse.
Servez-vous des catégories pour suivre les totaux
Découpez votre liste en catégories et calculez un sous-total pour chacune : combien de personnes côté famille, amis, travail et côté de votre partenaire. Vous repérerez facilement les déséquilibres (par exemple un côté qui invite deux fois plus de monde) et vous pourrez recalculer le nombre de convives instantanément à chaque refus, pour que vos commandes traiteur et vos locations restent toujours justes.
Suivez trois chiffres bien distincts
Gardez bien séparés le nombre d'invités, le nombre de RSVP positifs et le nombre définitif de convives : ils coïncident rarement. Dans un mariage typique, 10 à 15 % des invités déclinent. Donnez au traiteur et au lieu de réception le chiffre définitif 7 à 10 jours avant le mariage, et non votre nombre d'invités : commander des repas et des chaises pour des absents coûte vraiment de l'argent. Toutes les autres listes (Save the Date, comptes traiteur, plan de table) doivent partir de ce fichier principal pour que les chiffres ne divergent jamais, et un formulaire partagé permet à vos invités de renseigner eux-mêmes leur adresse au lieu que vous la retapiez à la main.
Points clés
- Séparez vos invités en liste A et liste B avant d'envoyer les invitations
- Distinguez le nombre d'invités, le nombre de RSVP et le nombre définitif ; donnez le chiffre final aux prestataires 7 à 10 jours avant
- Collectez les adresses postales tôt pour éviter la course de dernière minute
- Notez le statut RSVP, la préférence de menu et le numéro de table de chaque invité
- Consignez les cadeaux et les mots de remerciement pour n'oublier personne
- Utilisez des catégories pour garder un équilibre entre les deux familles
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Source : www.theknot.com