📋Planification et organisation

Tenez une liste détaillée de vos prestataires

Vous allez jongler avec 10 à 20 prestataires pendant toute la préparation, et les détails convenus oralement en mars s'oublient facilement en octobre. Un seul tableau de suivi bien rangé garde chaque devis, chaque contrat et chaque date de paiement au même endroit, pour que rien ne passe à la trappe.

Ce qu'il faut noter pour chaque prestataire

Créez une ligne ou une fiche par prestataire avec : nom de l'entreprise, interlocuteur principal, téléphone, e-mail, prestation fournie, prix du devis, acompte versé et solde dû, dates d'échéance de paiement et date de signature du contrat. Ajoutez une colonne de statut (recherche, contacté, rencontré, réservé, soldé) : d'un coup d'œil, vous verrez qui attend encore une décision ou un paiement.

Notez les conversations, pas seulement les chiffres

Après chaque appel ou rendez-vous, écrivez une ligne : ce dont vous avez parlé, ce qui a été promis et les demandes particulières (adaptations de menu, morceaux précis, alertes allergies). Six mois plus tard, quand le traiteur affirme « nous n'avons jamais convenu de ça », votre note datée règle la question en un instant. Ce journal est aussi ce que vous transmettrez à un coordinateur si vous en engagez un.

Préparez votre fiche contacts du jour J

Tirez de votre tableau une version simplifiée, sur une page, pour le jour J : nom du prestataire, heure d'arrivée, portable et un numéro de secours (assistant, second photographe, responsable du lieu). Imprimez-en des copies pour votre wedding planner, votre témoin et le coordinateur du lieu, afin qu'un imprévu ne vous oblige pas à fouiller vos e-mails.

Points clés

  • Utilisez un seul tableur ou une seule application, avec une ligne par prestataire : coordonnées, tarifs, acomptes et échéances
  • Ajoutez une colonne de statut pour voir d'un coup d'œil où en est chaque prestataire
  • Notez les comptes rendus de rendez-vous et les demandes particulières tout de suite, pas de mémoire plus tard
  • Indiquez un contact de secours et un numéro d'urgence pour chaque prestataire
  • Imprimez une fiche contacts simplifiée du jour J pour votre wedding planner, vos témoins et l'équipe du lieu

Tags

#prestataires#contacts#organisation#contrats#communication

Source : www.theknot.com

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