Cérémonie et réception dans la même salle : déroulé et plan de transformation
Accueillir votre cérémonie et votre réception au même endroit peut vous faire économiser des milliers sur une deuxième location, et des heures de trajet à vos invités. La contrepartie : une « transformation » rapide et bien orchestrée, qui change des rangées de chaises en salle de fête en moins d'une heure.
Inscrivez la transformation dans votre déroulé
Prévoyez un cocktail de 45 à 60 minutes pour laisser à l'équipe le temps de travailler : moins que cela crée une agitation visible et précipitée. Désignez une équipe dédiée de 2 à 4 personnes (personnel du lieu, coordinateur ou amis volontaires) qui ne s'occupent pas aussi du service des boissons. Écrivez la transformation comme une ligne à part dans le déroulé du jour J, avec une heure de début, une heure de fin, et une personne chargée de signaler que la salle est prête à recevoir les invités.
Pensez une décoration à double usage
Choisissez des chaises de cérémonie qui servent directement d'assises pour la réception, au lieu d'une deuxième location. Déplacez les fleurs de l'allée et les compositions de l'autel sur les tables de la réception plutôt que d'acheter des centres de table séparés. Transformez votre arche ou votre fond de cérémonie en décor de photobooth ou en fond pour la table des mariés. Faites passer l'éclairage de tons doux et diurnes à des teintes plus chaudes pour marquer le changement visuellement, sans toucher à une seule chaise.
Gardez la cérémonie et le plan B légers
Une cérémonie plus courte et plus simple (20 à 30 minutes, peu de décor dans l'allée), c'est moins d'éléments à déplacer et une remise en place plus rapide. Demandez à votre lieu de réception si les tables peuvent être dressées à l'avance dans un espace voisin ou derrière un rideau pendant la cérémonie : cela réduit nettement le temps de transformation. Prévoyez toujours une solution de repli en cas de pluie ou en intérieur, car les transformations en extérieur sont bien plus difficiles à tenir dans un temps serré.
D'où viennent vraiment les économies
Un mariage sur un seul lieu supprime en général 500 à 2 000 $ de navettes ou de limousines pour les invités, plus une deuxième location, une deuxième équipe de montage et de démontage, et le doublon de décoration pour deux espaces. Vous évitez aussi de payer les photographes, DJ et fleuristes pour leur temps de trajet entre deux sites, que beaucoup facturent à part. Demandez à chaque lieu que vous visitez un tarif combiné cérémonie + réception : beaucoup accordent 10 à 15 % de remise par rapport à une réservation séparée. Faites préciser par écrit qui prend en charge la transformation (le personnel du lieu ou votre coordinateur), car c'est le détail le plus susceptible de causer du retard si personne ne s'en occupe.
Points clés
- Prévoyez un cocktail de 45 à 60 minutes pour couvrir la transformation
- Demandez à chaque lieu un tarif combiné cérémonie + réception, et faites préciser par écrit qui gère la transformation
- Désignez une équipe dédiée de 2 à 4 personnes, distincte du personnel de service
- Réutilisez les chaises et les fleurs de la cérémonie pour la décoration de la réception
- Gardez une cérémonie courte et simple pour accélérer la remise en place
- Ayez toujours une solution de repli en intérieur validée avec votre lieu de réception
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Source : www.brides.com