10 leçons apprises en organisant mon propre mariage

Je passe la plupart de mes journées à concevoir une application de planification de mariage, alors on pourrait croire que notre propre mariage s'est déroulé exactement comme prévu. Ce n'est pas le cas. Beaucoup de choses se sont très bien passées, d'autres ont dérapé, et il y a quelques points que je ferais différemment si on devait tout recommencer.

Nous avons célébré notre mariage dans un restaurant italien de Tokyo que nous avons privatisé entièrement, avec environ 60 invités, dont beaucoup venaient de l'étranger.

Ce n'était pas un mariage japonais classique. Nous voulions une fête plus à l'occidentale, que nous pouvions organiser comme nous l'imaginions, pas un forfait standard avec un planning figé qui s'enchaîne comme une chaîne de production, ni des prestataires au prix exorbitant. Cette liberté a voulu dire que nous avons organisé la plupart des choses nous-mêmes, et c'est de là que viennent la plupart de ces leçons.

Et oui, nous avons tout organisé dans Weddy. Nous avons aussi utilisé sa fonctionnalité save the date pour partager la date avec nos invités et recueillir leurs RSVP.

Voici ce que j'ai appris, à peu près dans l'ordre où vous le rencontrerez pendant votre organisation.

1. Obtenez un contrat écrit pour le lieu, et goûtez la nourriture d'abord

Quelques mois avant la fête, notre premier lieu a cessé de répondre. Nous n'avions qu'un accord verbal, et au moment où nous avons demandé à le mettre sur papier, plus personne n'était joignable. Nous avons donc dû recommencer à chercher, avec beaucoup moins de temps et beaucoup plus de stress.

Nous avons eu de la chance. Nous avons trouvé un restaurant italien chaleureux dans un bon quartier de Tokyo, avec de nombreux bars à proximité pour l'after. Avant de signer, nous y sommes allés pour manger, et la cuisine était excellente. Avec des invités venant du monde entier, c'était important pour nous. Nous avons évité les plats auxquels certains ne seraient pas habitués, pour que chacun trouve quelque chose à son goût.

Ce que j'en retiens :

• Un oui verbal n'est pas une réservation. Demandez une confirmation écrite tôt, tant que vous avez encore le temps de vous désister.
• Mangez sur place avant de vous engager. Si ce n'est pas possible, demandez une dégustation.
• Vérifiez ce qui manque au lieu. Le nôtre n'avait pas de pièce pour se changer.

Ce dernier point est devenu ma meilleure anecdote de la journée. Nous avons acheté une tente de change pliable sur Amazon pour que ma femme puisse changer de tenue pendant la fête. Après la fête, nous l'avons soigneusement rangée, emportée à l'after, et perdue en chemin. Nous étions un peu éméchés, nous ne l'avons pas remarqué, et ce n'est que quelques semaines plus tard que nous avons réalisé qu'elle avait disparu.

2. Recherchez les coûts cachés

Le prix affiché sur le site du lieu était inférieur à ce que nous avons finalement payé. Pendant la réservation, des frais supplémentaires sont apparus petit à petit, une ligne après l'autre. Prévoyez une marge en plus du prix qui vous est annoncé.

Il y a aussi des coûts qui ne viennent pas du lieu. Nos invités ont payé un montant fixe à l'accueil, mais nous avons laissé entrer nos aides gratuitement : les amis qui animaient les jeux, s'occupaient de l'accueil et faisaient le DJ. C'est le minimum que vous puissiez faire pour des gens qui sacrifient une partie de leur soirée pour vous, mais c'est quand même de l'argent à prévoir. Nous n'avions réservé aucun musicien ni artiste, donc nous n'avions pas de pourboires à verser. Si c'est votre cas, pensez à les ajouter aussi.

3. Plus d'invités peut en réalité vous faire économiser de l'argent

Celle-ci m'a surpris. Cela dépend beaucoup de votre pays et de votre lieu, mais le nôtre facturait des frais de base plus des frais par invité qui couvraient la nourriture. Nous avons arrondi légèrement le montant par invité à la hausse et avons demandé aux invités d'apporter cette somme à l'accueil.

Si vous n'êtes pas du Japon, ce dernier point peut sembler étrange. Ici, de nombreuses fêtes de mariage sont dites « kaihi-sei », ce qui signifie à participation fixe : au lieu d'offrir un cadeau en argent, chaque invité paie un montant fixe au bureau d'accueil, et les mariés fixent cette somme à l'avance. C'est un format courant pour des fêtes plus décontractées comme la nôtre.

Avec environ 60 personnes, ce petit supplément par invité a fini par représenter une somme importante. Il a couvert une grande partie des coûts de base pour le lieu et le personnel, et à la fin, il ne nous restait qu'une petite facture à régler nous-mêmes. Si votre lieu fonctionne de la même façon, faites le calcul avant de réduire votre liste d'invités. Notre calculateur de budget mariage est un bon point de départ.

4. Moins cher veut dire plus de travail pour vous

Nous avons fait nous-mêmes la plupart des décorations. Les nappes venaient d'une boutique en ligne pas chère, et nous avons fait le tour des boutiques à 100 yens à la recherche de tout ce qu'on pouvait transformer en décoration. Nous avons trouvé de grands vases en verre, les avons remplis d'eau et de perles, avons mis une fleur à l'intérieur et fait flotter une bougie au-dessus. Ajoutez quelques coquillages sur un chemin de table bleu et vous obtenez une table à thème océan pour très peu d'argent.

Nous avons aussi acheté des lettres en bois pas chères pour écrire nos prénoms. Notre thème étant l'océan, nous les avons apprêtées, peintes dans plusieurs nuances de bleu, puis nous avons ajouté de la peinture blanche et l'avons soufflée avec une paille pour former de petites vagues.

Ma femme a aussi fait à la main une étiquette nominative pour chaque invité, et chacune est unique. Elle a utilisé du papier japonais de qualité avec des motifs traditionnels japonais. Il nous a fallu des semaines pour choisir les motifs, sélectionner des couleurs avec assez de contraste pour que les noms se détachent bien, et tout assembler. Les étiquettes étaient aussi un petit cadeau de remerciement pour être venus : chacune a un petit fermoir, pour que les invités puissent l'attacher à un sac ou autre chose ensuite.

Elle a aussi préparé un second petit cadeau. Nous avons acheté un paquet de bonbons à la menthe pour chacun d'eux et y avons collé une photo de nous deux avec un message de remerciement, pour que tout le monde reparte avec une petite photo de nous à garder.

J'aime le résultat final. Mais tout cela a pris du temps. Le fait maison économise de l'argent en dépensant votre temps à la place, et si vous n'y prenez pas garde, cela devient un deuxième travail juste au moment où vous avez le moins de temps à y consacrer. Choisissez les quelques projets qui vous plairont vraiment, et achetez ou laissez tomber le reste.

5. Montrez à vos invités à quoi ressemble le code vestimentaire

Nous avons annoncé le thème, l'océan, à tout le monde plusieurs semaines à l'avance pour qu'ils aient le temps de préparer leur tenue. Nous pensions avoir choisi quelque chose de simple, que la plupart des gens possédaient déjà ou pouvaient trouver facilement.

Nous avions tort sur le côté simple. Les gens n'arrêtaient pas de nous écrire pour demander si telle chemise ou telle robe irait. J'ai donc fait un second flyer d'information avec des images de personnes habillées comme nous l'imaginions. J'ai généré les images avec ChatGPT, ce qui a été rapide à faire. Nos invités en ont été ravis, car ils avaient enfin une image en tête au lieu d'un simple mot.

Si votre code vestimentaire est plus précis qu'un simple « smart casual », montrez des exemples. Quelques images répondent à plus de questions qu'un paragraphe de texte.

6. Laissez de la place dans le planning pour que les gens discutent simplement

Ma femme avait prévu pas mal de jeux brise-glace, et j'ai dû l'empêcher de remplir chaque minute libre. Sans cela, il n'y aurait eu aucune marge pour les retards, ni aucun moment pour que les invités discutent simplement et fassent connaissance.

Même après avoir supprimé certains jeux, il nous restait à peine le temps de profiter de la fête autant que je l'aurais souhaité. Heureusement, il y avait un after. Quand vous écrivez votre planning, prévoyez le temps libre avec autant de soin que le programme, et attendez-vous à ce que tout prenne plus de temps que prévu.

7. Trouvez quelqu'un d'autre pour animer la soirée

Pour pouvoir profiter de la fête, nous avons demandé à un ami de faire le DJ et d'être notre maître de cérémonie : annoncer la suite du programme, préparer les groupes pour les jeux, et lire les résultats à la fin.

C'était le plan. Nous étions déjà en retard sur le planning, et je me suis finalement retrouvé à faire toutes les annonces moi-même. Je ne le recommande pas, même si je dois admettre que j'ai plutôt bien aimé ça. Si vous avez un maître de cérémonie, donnez-lui le planning à l'avance et précisez bien que c'est lui qui tient le micro, pour que ça ne vous retombe pas dessus.

8. Laissez un ami diriger la cérémonie

Les 15 premières minutes de la fête étaient une petite cérémonie. Un de mes amis avait un jour obtenu une habilitation pour officier des mariages, afin de pouvoir marier son frère. Quand il m'en a parlé un jour, j'ai su que je le voulais lui aussi pour notre mariage.

Il a fait un travail formidable. Il a mené toute la cérémonie en anglais et en japonais, avec tous nos invités réunis autour de nous. Nous voulions que la fête soit amusante et détendue, et une cérémonie courte, romantique, avec une petite touche d'humour, était une excellente façon de démarrer : jolie, mais pas trop sérieuse. Si vous avez un ami qui aimerait ce rôle, demandez-lui. Avoir quelqu'un que vous connaissez devant vous rend le moment beaucoup plus personnel.

9. Prévoyez des activités qui font se mélanger les invités

Nous avions deux grandes activités, et les deux se sont révélées être des moments forts de la soirée.

Le défi photo

Chaque invité a tiré au hasard une carte mission photo à l'accueil. Chaque carte proposait un défi différent, et les invités prenaient la photo, scannaient un QR code et l'envoyaient immédiatement. Les photos s'affichaient en direct sur le projecteur grâce à un diaporama Weddy. (Oui, c'est ma propre application. Un mariage avec 60 invités était un bon test en conditions réelles.)

Quelques-unes des missions :

• Faites la pose classique « Titanic bras grands ouverts » avec un ami.
• Rassemblez un groupe d'amis et formez ensemble une vague.
• Prenez une photo de la décoration de table.
• Prenez un selfie avec le prêtre.

Il y avait une petite astuce derrière tout ça. Nous avons rédigé les missions de façon à ce que, ensemble, nos invités photographient tout ce dont nous voulions nous souvenir : les décorations, les gens et les moments qui comptaient. Plutôt que d'espérer que quelqu'un y pense, nous avons confié à chacun un morceau de la liste des photos à prendre.

La clé, c'était de rendre l'envoi sans effort. Les invités n'avaient qu'à scanner le code avec l'appareil photo de leur téléphone, sans application à installer ni compte à créer. Si l'envoi demande plus de quelques tapotements, les gens abandonnent, et vous ne verrez jamais leurs photos.

Vers la fin de la fête, ma femme et moi avons rapidement choisi nos deux photos préférées et annoncé les gagnants. Les poses maladroites et les interprétations amusantes des missions ont provoqué certains des plus grands rires de la soirée.

Le tournoi de Cornhole

Nous avons aussi organisé une compétition de Cornhole. Quelques jours avant la fête, nous avons réparti les invités en équipes mixtes, en veillant à ce que chacun dans une équipe puisse se parler ou ait quelqu'un pour traduire. Chaque équipe avait un créneau pour aller jouer à l'extérieur, et un autre ami suivait les parties et notait les résultats de chaque équipe.

À la fin de la fête, nous avons annoncé l'équipe gagnante et distribué des cadeaux. Tout le monde s'est beaucoup amusé.

10. Prenez les photos importantes en premier

C'est celle que je regrette le plus. Nous n'avions que 30 minutes pour installer le lieu. Alors que nous étions encore en plein préparatifs, les invités arrivaient déjà à l'accueil, puis la cérémonie a commencé, et le repas est arrivé juste après. Nous étions si occupés que nous n'avons pris aucune photo, et n'y avons même pas pensé. Les seules photos que j'ai de cette partie de la journée sont celles que j'ai prises avec les invités en les accueillant.

Ce que je ferais différemment : prévoir du temps supplémentaire pour les photos avec nos familles, et leur demander d'arriver plus tôt que tout le monde. Une fois la fête lancée, il n'y a plus aucun moment calme pour se rattraper plus tard.

Si je devais tout refaire

Ma petite liste de contrôle pour quiconque organise sa propre fête :

1. Obtenez un contrat écrit pour le lieu tôt, et mangez sur place avant de signer.
2. Demandez le prix complet, avec tous les frais inclus, et prévoyez une marge.
3. Vérifiez si des frais par invité pourraient couvrir une partie de vos coûts de base.
4. Choisissez uniquement les projets DIY qui vous plairont vraiment.
5. Montrez à vos invités des exemples de tenues pour le code vestimentaire.
6. Laissez du vrai temps libre dans le planning.
7. Confiez le micro à un maître de cérémonie, et laissez-le le garder.
8. Demandez à un ami de diriger une cérémonie courte et légère.
9. Prévoyez une ou deux activités qui mélangent les invités, et rendez l'envoi des photos aussi simple que scanner un code.
10. Réservez du temps pour les photos de famille avant l'arrivée des invités.

Weddy vous aide pour la plupart de ces points : le budget, la liste d'invités, le planning, et le diaporama photo en direct auquel vos invités peuvent envoyer des photos avec un QR code. L'application est gratuite à télécharger si vous voulez l'essayer pour votre propre mariage.