10 lecciones que aprendí organizando mi propia boda

Paso la mayor parte de mis días construyendo una app para planificar bodas, así que uno pensaría que nuestra propia fiesta de boda habría salido exactamente según lo planeado. No fue así. Mucho salió muy bien, algunas cosas se torcieron, y hay varias que haría distinto si lo repitiéramos.

Celebramos en un restaurante italiano en Tokio que reservamos por completo, con unos 60 invitados, muchos de ellos venidos del extranjero.

No fue una boda japonesa típica. Queríamos una fiesta más al estilo occidental, que pudiéramos planificar como la imaginábamos, no un paquete estándar con un horario fijo que funciona como una línea de producción, ni proveedores con precios absurdos. Esa libertad significó que organizamos casi todo nosotros mismos, y de ahí sale la mayoría de estas lecciones.

Y sí, lo planificamos todo en Weddy. También usamos su función de save the date para compartir la fecha con nuestros invitados y recopilar sus RSVP.

Esto es lo que aprendí, más o menos en el orden en que te lo vas a encontrar al planificar.

1. Pon el lugar por escrito, y prueba la comida antes

Unos meses antes de la fiesta, nuestro primer local dejó de responder. Solo teníamos un acuerdo verbal, y en el momento en que pedimos ponerlo por escrito, ya no conseguíamos contactar con nadie. Así que empezamos a buscar otra vez, con mucho menos tiempo y mucho más estrés.

Tuvimos suerte. Encontramos un restaurante italiano acogedor en una buena zona de Tokio, con muchos bares cerca para la after party. Antes de firmar, fuimos a comer allí, y la comida era excelente. Con invitados que venían de todo el mundo, eso nos importaba. Evitamos platos a los que la gente pudiera no estar acostumbrada, para que todos encontraran algo que les gustara.

Lo que me llevo de esta experiencia:

• Un sí de palabra no es una reserva. Pide una confirmación por escrito pronto, mientras todavía tengas tiempo de echarte atrás.
• Come allí antes de comprometerte. Si no puedes, pide una degustación.
• Comprueba qué le falta al lugar. El nuestro no tenía vestidor.

Ese último punto se convirtió en mi historia favorita del día. Compramos una carpa plegable para cambiarse en Amazon, para que mi mujer pudiera cambiar de vestuario durante la fiesta. Después de la fiesta la guardamos con cuidado, nos la llevamos a la after party y la perdimos por el camino. Íbamos un poco bebidos, no la echamos de menos, y solo nos dimos cuenta de que había desaparecido varias semanas después.

2. Busca los costes ocultos

El precio en la web del local era más bajo que lo que acabamos pagando. Durante la reserva, fueron apareciendo poco a poco gastos adicionales, uno por uno. Deja un margen por encima del precio que te den.

También hay costes que no vienen del local. Nuestros invitados pagaron una cantidad fija en la recepción, pero dejamos entrar gratis a nuestros ayudantes: los amigos que organizaron los juegos, se encargaron de la mesa de recepción y pusieron la música. Es lo mínimo que puedes hacer por quienes dedican parte de su noche a ti, pero sigue siendo dinero que tienes que prever. No contratamos músicos ni artistas, así que no tuvimos propinas que pagar. Si tú sí lo haces, suma también eso.

3. Más invitados pueden ahorrarte dinero

Esta me sorprendió. Depende mucho de tu país y de tu local, pero el nuestro cobraba una tarifa base más una tarifa por invitado que cubría la comida. Redondeamos un poco al alza el importe por invitado y pedimos a los invitados que trajeran esa cantidad a la recepción.

Si no eres de Japón, esa última parte puede sonar rara. Aquí muchas fiestas de boda son "kaihi-sei", que significa basadas en una cuota: en lugar de dar un regalo en efectivo, cada invitado paga una cuota fija en la mesa de recepción, y la pareja fija ese importe de antemano. Es un formato habitual para fiestas más informales como la nuestra.

Con unas 60 personas, ese pequeño extra por invitado se acumuló. Cubrió una buena parte de los costes base del local y del personal, y al final solo nos quedó una factura pequeña por pagar nosotros. Si tu local cobra de la misma manera, haz las cuentas antes de recortar la lista de invitados. Nuestra calculadora de presupuesto de boda es un buen punto de partida.

4. Más barato significa más trabajo para ti

Hicimos la mayoría de la decoración nosotros mismos. Los manteles los compramos en una tienda online barata, y recorrimos tiendas de 100 yenes buscando cualquier cosa que pudiéramos convertir en decoración. Encontramos jarrones de cristal altos, los llenamos de agua y perlas, pusimos una flor dentro y dejamos flotar una vela encima. Añade unas conchas sobre un camino de mesa azul y tienes una mesa con temática marina por muy poco dinero.

También compramos letras de madera baratas para escribir nuestros nombres. Nuestra temática era el mar, así que les dimos una capa de imprimación, las pintamos en varios tonos de azul, y luego añadimos pintura blanca y la soplamos con una pajita para formar pequeñas olas.

Mi mujer también hizo a mano una etiqueta con el nombre de cada invitado, y cada una es distinta. Usó papel japonés de alta calidad con estampados tradicionales japoneses. Nos llevó semanas decidir los estampados, elegir colores con suficiente contraste para que los nombres resaltaran, y montarlo todo. Las etiquetas también eran un pequeño regalo de agradecimiento por venir: cada una tiene un pequeño broche, para que los invitados puedan enganchársela después a un bolso o a otra cosa.

También preparó un segundo pequeño regalo. Compramos un paquete de mentas para cada uno y le pegamos una foto de los dos con un mensaje de agradecimiento, para que todos se fueran a casa con una pequeña foto nuestra para guardar.

Me gusta cómo quedó todo. Pero todo esto costó tiempo. El DIY ahorra dinero a cambio de tu tiempo, y si no tienes cuidado se convierte en un segundo trabajo justo cuando menos tiempo libre tienes. Elige los pocos proyectos que de verdad vayas a disfrutar, y compra o salta el resto.

5. Muestra a los invitados cómo es el código de vestimenta

Le contamos a todos la temática, el mar, varias semanas antes para que tuvieran tiempo de preparar su atuendo. Pensábamos que habíamos elegido algo sencillo que la mayoría de la gente ya tenía, o podría encontrar fácilmente.

Nos equivocamos en lo de sencillo. La gente no dejaba de escribirnos para preguntar si tal camisa o tal vestido valdría. Así que hice un segundo folleto informativo con imágenes de gente vestida como lo imaginábamos. Generé las imágenes con ChatGPT, que fue rápido de hacer. A nuestros invitados les encantó, porque por fin tenían una imagen en la cabeza en vez de una palabra.

Si tu código de vestimenta es algo más específico que "informal elegante", muestra ejemplos. Unas pocas imágenes responden más preguntas que un párrafo de texto.

6. Deja hueco en el horario para que la gente simplemente hable

Mi mujer había planeado bastantes juegos para romper el hielo, y tuve que impedir que llenara cada minuto libre. Sin eso, no habría habido margen para los retrasos ni tiempo para que los invitados simplemente charlaran y se conocieran.

Incluso después de quitar algunos de los juegos, apenas nos quedó tiempo para disfrutar la fiesta tanto como esperaba. Por suerte hubo after party. Cuando hagas tu cronograma, planifica el tiempo libre con el mismo cuidado que el programa, y espera que todo tarde más de lo que crees.

7. Busca a otra persona para llevar el espectáculo

Para poder disfrutar de la fiesta, le pedimos a un amigo que hiciera de DJ y de maestro de ceremonias: anunciando lo que venía a continuación en el programa, preparando los grupos para los juegos y leyendo los resultados al final.

Ese era el plan. Ya íbamos retrasados, y de alguna manera terminé haciendo yo mismo todos los anuncios. No lo recomiendo, aunque tengo que admitir que lo disfruté un poco. Si consigues un maestro de ceremonias, dale el cronograma con antelación y deja claro que es quien sostiene el micrófono, para que no termine volviendo a tus manos.

8. Deja que un amigo dirija la ceremonia

Los primeros 15 minutos de la fiesta fueron una pequeña ceremonia. Un amigo mío se sacó en su día una licencia para oficiar bodas, para poder casar a su hermano. Cuando me lo contó, supe que también lo quería para nuestra boda.

Hizo un trabajo increíble. Dirigió toda la ceremonia tanto en inglés como en japonés, con todos nuestros invitados reunidos a nuestro alrededor. Queríamos que la fiesta se sintiera divertida y relajada, y una ceremonia corta, romántica y con un guiño de humor fue una gran manera de empezarla: bonita, pero no demasiado seria. Si tienes un amigo al que le gustaría el papel, pídeselo. Tener a alguien conocido al frente hace que el momento sea mucho más personal.

9. Planifica actividades que mezclen a los invitados

Tuvimos dos grandes actividades, y las dos terminaron siendo de lo mejor de la noche.

El reto de las fotos

Cada invitado sacó al azar una tarjeta de misión fotográfica en la recepción. Cada tarjeta tenía un reto distinto, y los invitados hacían la foto, escaneaban un código QR y la subían al momento. Las fotos aparecían en directo en el proyector a través de un pase de fotos de Weddy. (Sí, es mi propia app. Una boda con 60 invitados era una buena prueba real.)

Algunas de las misiones:

• Haz la clásica pose de "Titanic con los brazos abiertos" con un amigo.
• Reúne a un grupo de amigos y formad juntos la forma de una ola.
• Haz una foto de la decoración de la mesa.
• Hazte un selfie con el cura.

Había un pequeño truco detrás. Escribimos las misiones para que, entre todas, nuestros invitados fotografiaran todo lo que queríamos recordar: la decoración, la gente y los momentos que importaban. En vez de esperar que a alguien se le ocurriera, le dimos a cada uno un trozo de la lista de fotos.

La clave era que subir las fotos fuera sin esfuerzo. Los invitados solo tenían que escanear el código con la cámara del móvil, sin instalar ninguna app ni crear ninguna cuenta. Si subir una foto requiere más de un par de toques, la gente se rinde, y entonces nunca llegas a ver sus fotos.

Cerca del final de la fiesta, mi mujer y yo elegimos rápido nuestras dos fotos favoritas y anunciamos a los ganadores. Las poses incómodas y las interpretaciones divertidas de las misiones provocaron algunas de las mayores risas de la noche.

El torneo de Cornhole

También organizamos una competición de Cornhole. Unos días antes de la fiesta, dividimos a los invitados en equipos mixtos, asegurándonos de que todos en un equipo pudieran hablar entre ellos o tuvieran a alguien que tradujera. Cada equipo tenía un horario para salir fuera a jugar, y otro amigo vigilaba las partidas y llevaba la cuenta de los resultados de cada equipo.

Al final de la fiesta anunciamos el equipo ganador y repartimos regalos. Fue muy divertido para todos.

10. Haz primero las fotos importantes

Esta es la que más lamento. Solo tuvimos 30 minutos para montar el local. Mientras todavía estábamos ocupados, los invitados ya estaban llegando a la recepción, luego empezó la ceremonia, y la comida llegó justo después. Estábamos tan ocupados que no hicimos ninguna foto, ni siquiera lo pensamos. Las únicas fotos que tengo de esa parte del día son las que hice con los invitados mientras los saludaba.

Lo que haría distinto: planificar tiempo extra para fotos con nuestras familias, y pedirles que llegaran antes que todos los demás. Una vez que la fiesta empieza, no hay un momento tranquilo para recuperarlo después.

Si lo volviera a hacer

Mi lista corta para cualquiera que esté planificando su propia fiesta:

1. Pon el lugar por escrito pronto, y come allí antes de firmar.
2. Pide el precio completo, incluyendo todas las tarifas, y añade un margen.
3. Comprueba si una cuota por invitado podría cubrir parte de tus costes base.
4. Elige solo los proyectos DIY que de verdad vayas a disfrutar.
5. Muestra a tus invitados ejemplos de atuendo para el código de vestimenta.
6. Deja tiempo libre real en el horario.
7. Entrégale el micrófono a un maestro de ceremonias, y deja que se lo quede.
8. Pídele a un amigo que dirija una ceremonia corta y ligera.
9. Planifica una o dos actividades que mezclen a los invitados, y haz que subir fotos sea tan fácil como escanear un código.
10. Reserva tiempo para las fotos familiares antes de que lleguen los invitados.

Weddy ayuda con la mayor parte de esto: el presupuesto, la lista de invitados, el cronograma y el pase de fotos en directo al que tus invitados pueden subir fotos con un código QR. La app es gratis de descargar si quieres probarla para tu propia boda.