10 Lektionen aus der Planung meiner eigenen Hochzeit

Ich verbringe die meiste Zeit damit, eine App für Hochzeitsplanung zu bauen, man könnte also denken, dass unsere eigene Hochzeitsfeier exakt nach Plan verlaufen ist. Das ist sie nicht. Vieles ist richtig gut gelaufen, einiges ist schiefgegangen, und ein paar Dinge würde ich anders machen, wenn wir es noch einmal täten.

Wir haben in einem italienischen Restaurant in Tokio gefeiert, das wir komplett gebucht hatten, mit rund 60 Gästen, viele davon aus dem Ausland.

Es war keine typisch japanische Hochzeit. Wir wollten eine eher westlich geprägte Feier, die wir so planen konnten, wie wir sie uns vorgestellt hatten, kein Standardpaket mit festem Ablauf, das wie am Fließband läuft, und keine maßlos überteuerten Dienstleister. Diese Freiheit bedeutete, dass wir das meiste selbst organisiert haben, und daher kommen die meisten dieser Lektionen.

Und ja, wir haben alles in Weddy geplant. Wir haben auch die Save-the-Date-Funktion genutzt, um unseren Gästen das Datum mitzuteilen und ihre RSVPs zu sammeln.

Hier ist, was ich gelernt habe, ungefähr in der Reihenfolge, in der es dir bei der Planung begegnet.

1. Lass dir die Location schriftlich bestätigen, und probier vorher das Essen

Ein paar Monate vor der Feier antwortete unsere erste Location plötzlich nicht mehr. Wir hatten nur eine mündliche Zusage, und in dem Moment, als wir baten, das schriftlich festzuhalten, war niemand mehr erreichbar. Also mussten wir von vorne anfangen, mit deutlich weniger Zeit und deutlich mehr Stress.

Wir hatten Glück. Wir fanden ein gemütliches italienisches Restaurant in einer guten Gegend von Tokio, mit genug Bars in der Nähe für die Afterparty. Bevor wir unterschrieben haben, sind wir dort essen gegangen, und das Essen war großartig. Da unsere Gäste aus der ganzen Welt kamen, war uns das wichtig. Wir haben Gerichte vermieden, die manche vielleicht nicht gewohnt sind, damit jeder etwas findet, das ihm gefällt.

Was ich daraus mitnehme:

• Ein mündliches Ja ist keine Buchung. Frag frühzeitig nach einer schriftlichen Bestätigung, solange du noch Zeit hast, abzuspringen.
• Iss dort, bevor du dich festlegst. Wenn das nicht geht, frag nach einem Verkostungstermin.
• Prüf, was der Location fehlt. Unsere hatte zum Beispiel keinen Umkleideraum.

Genau daraus wurde meine liebste Geschichte des Tages. Wir kauften bei Amazon ein Pop-up-Umkleidezelt, damit meine Frau während der Feier das Outfit wechseln konnte. Nach der Feier haben wir es sorgfältig verpackt, zur Afterparty mitgenommen und irgendwo auf dem Weg verloren. Wir waren ein bisschen betrunken, haben es nicht vermisst, und erst ein paar Wochen später gemerkt, dass es weg war.

2. Achte auf versteckte Kosten

Der Preis auf der Website der Location war niedriger als das, was wir am Ende bezahlt haben. Während der Buchung tauchten nach und nach zusätzliche Gebühren auf, Zeile für Zeile. Plan einen Puffer über dem Preis ein, den man dir nennt.

Es gibt auch Kosten, die nicht von der Location kommen. Unsere Gäste zahlten einen festen Betrag beim Empfang, aber wir haben unsere Helfer kostenlos hineingelassen: die Freunde, die die Spiele geleitet, den Empfang betreut und als DJ aufgelegt haben. Das ist das Mindeste, was man für Leute tun kann, die einen Teil ihres Abends für einen opfern, aber es ist trotzdem Geld, das man einplanen muss. Wir hatten keine Musiker oder Auftretenden gebucht, also mussten wir kein Trinkgeld zahlen. Falls du das tust, rechne das auch mit ein.

3. Mehr Gäste können dich tatsächlich Geld sparen lassen

Das hat mich überrascht. Es hängt stark von deinem Land und deiner Location ab, aber bei uns gab es eine Grundgebühr plus eine Gebühr pro Gast, die das Essen abdeckte. Wir haben den Betrag pro Gast etwas aufgerundet und die Gäste gebeten, diesen Betrag zum Empfang mitzubringen.

Wenn man nicht aus Japan kommt, klingt der letzte Teil vielleicht seltsam. Viele Hochzeitsfeiern hier sind "kaihi-sei", was so viel wie gebührenbasiert bedeutet: Statt ein Geldgeschenk zu machen, zahlt jeder Gast eine feste Gebühr am Empfangstisch, und das Brautpaar legt diesen Betrag vorher fest. Das ist ein gängiges Format für ungezwungenere Feiern wie unsere.

Bei rund 60 Leuten summierte sich der kleine Aufschlag pro Gast ordentlich. Er deckte einen großen Teil der Grundkosten für Location und Personal ab, und am Ende blieb uns nur noch eine kleine Rechnung selbst zu zahlen. Wenn deine Location genauso abrechnet, rechne das durch, bevor du die Gästeliste kürzt. Unser Hochzeitsbudget-Rechner ist ein guter Ausgangspunkt.

4. Günstiger bedeutet mehr Arbeit für dich

Wir haben die meiste Deko selbst gemacht. Die Tischdecken kamen aus einem günstigen Online-Shop, und wir haben 100-Yen-Läden durchforstet, auf der Suche nach allem, was sich als Deko eignen würde. Wir fanden hohe Glasvasen, füllten sie mit Wasser und Perlen, steckten eine Blume hinein und ließen oben eine Kerze schwimmen. Ein paar Muscheln auf einem blauen Tischläufer dazu, und man hat einen Tisch im Meeres-Thema für sehr wenig Geld.

Wir haben außerdem günstige Holzbuchstaben gekauft, um unsere Namen zu schreiben. Da unser Thema das Meer war, haben wir sie grundiert, in mehreren Blautönen bemalt und dann weiße Farbe aufgetragen und mit einem Trinkhalm zu kleinen Wellen geblasen.

Meine Frau hat außerdem für jeden Gast ein Namensschild von Hand gemacht, und jedes einzelne ist ein Unikat. Sie hat hochwertiges japanisches Papier mit traditionellen japanischen Mustern verwendet. Es hat uns Wochen gekostet, uns für die Muster zu entscheiden, Farben mit genug Kontrast auszuwählen, damit die Namen hervorstechen, und alles zusammenzusetzen. Die Namensschilder waren gleichzeitig ein Dankeschön fürs Kommen: Jedes hat einen kleinen Verschluss, damit Gäste es danach an einer Tasche oder etwas anderem befestigen können.

Sie hat außerdem ein zweites kleines Geschenk vorbereitet. Wir haben für jeden eine Packung Pfefferminzbonbons gekauft und ein Foto von uns beiden mit einer Dankesnachricht draufgeklebt, damit jeder mit einem kleinen Foto von uns nach Hause ging.

Mir gefällt, wie alles geworden ist. Aber das alles hat Zeit gekostet. DIY spart Geld, indem man stattdessen Zeit investiert, und wenn man nicht aufpasst, wird daraus ein zweiter Job, genau dann, wenn man am wenigsten Zeit übrig hat. Such dir die wenigen Projekte aus, die dir Spaß machen, und kauf oder lass den Rest.

5. Zeig deinen Gästen, wie der Dresscode aussieht

Wir haben allen das Thema, Meer, mehrere Wochen vorher mitgeteilt, damit sie Zeit hatten, sich um ihre Outfits zu kümmern. Wir dachten, wir hätten etwas Einfaches gewählt, das die meisten Leute ohnehin schon besitzen oder leicht finden könnten.

Mit dem Einfachen lagen wir falsch. Immer wieder schrieben uns Leute, ob dieses Hemd oder jenes Kleid okay wäre. Also habe ich einen zweiten Info-Flyer mit Bildern von Leuten gemacht, die so angezogen waren, wie wir es uns vorgestellt hatten. Ich habe die Bilder mit ChatGPT erstellt, was schnell ging. Unsere Gäste waren wirklich froh darüber, denn endlich hatten sie ein Bild im Kopf statt nur ein Wort.

Wenn dein Dresscode spezifischer ist als "smart casual", zeig Beispiele. Ein paar Bilder beantworten mehr Fragen als ein Absatz Text.

6. Lass Raum im Zeitplan, damit die Leute einfach reden können

Meine Frau hatte ziemlich viele Eisbrecher-Spiele geplant, und ich musste sie davon abhalten, jede freie Minute zu verplanen. Ohne das hätten wir keinen Puffer für Verzögerungen gehabt und keine Zeit, in der Gäste einfach plaudern und sich kennenlernen konnten.

Selbst nachdem wir einige der Spiele gestrichen hatten, blieb kaum Zeit übrig, um die Feier so zu genießen, wie ich gehofft hatte. Zum Glück gab es eine Afterparty. Wenn du deinen Zeitplan schreibst, plane die freie Zeit genauso sorgfältig wie das Programm, und rechne damit, dass alles länger dauert, als du denkst.

7. Such dir jemand anderen, der die Show moderiert

Damit wir die Feier genießen konnten, haben wir einen Freund gebeten, als DJ aufzulegen und unser Moderator zu sein: anzusagen, was als Nächstes im Zeitplan kommt, die Spielgruppen vorzubereiten und am Ende die Ergebnisse zu verkünden.

Das war der Plan. Wir waren schon im Rückstand, und irgendwie landete ich dabei, alle Ansagen selbst zu machen. Ich kann es nicht empfehlen, auch wenn ich zugeben muss, dass es mir irgendwie Spaß gemacht hat. Wenn du einen Moderator hast, gib ihm den Zeitplan vorher und mach klar, dass er derjenige mit dem Mikrofon ist, damit es nicht wieder bei dir landet.

8. Lass einen Freund die Zeremonie leiten

Die ersten 15 Minuten der Feier waren eine kleine Zeremonie. Ein Freund von mir hat sich einmal eine Lizenz als Trauredner besorgt, um die Trauung seines Bruders zu leiten. Als er mir eines Tages davon erzählte, wusste ich sofort, dass ich ihn auch für unsere Hochzeit wollte.

Er hat das großartig gemacht. Er hat die ganze Zeremonie auf Englisch und Japanisch geleitet, mit all unseren Gästen um uns herum versammelt. Wir wollten, dass sich die Feier locker und fröhlich anfühlt, und eine kurze, romantische Zeremonie mit einem Augenzwinkern war ein toller Einstieg: schön, aber nicht zu ernst. Wenn du einen Freund hast, dem diese Rolle Spaß machen würde, frag ihn. Jemanden zu kennen, der vorne steht, macht den Moment viel persönlicher.

9. Plane Aktivitäten, bei denen sich die Gäste durchmischen

Wir hatten zwei große Aktivitäten, und beide wurden zu Highlights des Abends.

Die Foto-Challenge

Jeder Gast zog am Empfang eine zufällige Foto-Missionskarte. Jede Karte hatte eine andere Challenge, und die Gäste machten das Foto, scannten einen QR-Code und luden es direkt hoch. Die Fotos erschienen live auf dem Beamer, über eine Weddy-Diashow. (Ja, es ist meine eigene App. Eine Hochzeit mit 60 Gästen war ein guter Praxistest.)

Ein paar der Missionen:

• Mach mit einem Freund die klassische "Titanic Arme weit ausgebreitet"-Pose.
• Such dir eine Gruppe Freunde und formt gemeinsam eine Wellenform.
• Mach ein Foto von der Tischdeko.
• Mach ein Selfie mit dem Trauredner.

Dahinter steckte ein kleiner Trick. Wir haben die Missionen so geschrieben, dass unsere Gäste zusammen genau das fotografierten, was wir uns merken wollten: die Deko, die Leute und die Momente, die zählten. Statt zu hoffen, dass jemand von selbst daran denkt, haben wir jedem ein Stück der Foto-Wunschliste in die Hand gegeben.

Der Schlüssel war, den Upload mühelos zu machen. Gäste mussten nur den Code mit der Handykamera scannen, ohne eine App zu installieren oder ein Konto zu erstellen. Wenn das Hochladen mehr als ein paar Klicks braucht, geben die Leute auf, und dann siehst du ihre Fotos nie.

Gegen Ende der Feier haben meine Frau und ich schnell unsere beiden Lieblingsfotos ausgewählt und die Gewinner bekannt gegeben. Die unbeholfenen Posen und witzigen Interpretationen der Missionen sorgten für einige der größten Lacher des Abends.

Das Cornhole-Turnier

Wir haben außerdem einen Cornhole-Wettbewerb veranstaltet. Ein paar Tage vor der Feier haben wir die Gäste in gemischte Teams aufgeteilt und dabei darauf geachtet, dass sich alle in einem Team verständigen konnten oder jemanden zum Übersetzen hatten. Jedes Team bekam ein Zeitfenster, um draußen zu spielen, und ein weiterer Freund hat die Spiele beobachtet und die Ergebnisse jedes Teams mitgeschrieben.

Am Ende der Feier haben wir das Gewinnerteam verkündet und Geschenke verteilt. Es hat allen großen Spaß gemacht.

10. Macht die wichtigen Fotos zuerst

Das ist die Sache, die ich am meisten bereue. Wir hatten nur 30 Minuten, um die Location herzurichten. Während wir noch beschäftigt waren, kamen schon die ersten Gäste zum Empfang, dann begann die Zeremonie, und direkt danach kam das Essen. Wir waren so beschäftigt, dass wir keine Fotos gemacht haben, nicht einmal daran gedacht haben. Die einzigen Bilder, die ich aus diesem Teil des Tages habe, sind die, die ich beim Begrüßen mit Gästen gemacht habe.

Was ich anders machen würde: extra Zeit für Fotos mit unseren Familien einplanen und sie bitten, früher zu kommen als alle anderen. Sobald die Feier beginnt, gibt es keinen ruhigen Moment mehr, um das später nachzuholen.

Wenn ich es noch einmal machen würde

Meine kurze Checkliste für alle, die ihre eigene Feier planen:

1. Lass dir die Location früh schriftlich bestätigen, und iss dort, bevor du unterschreibst.
2. Frag nach dem vollen Preis inklusive aller Gebühren, und plan einen Puffer ein.
3. Prüf, ob eine Gebühr pro Gast einen Teil deiner Grundkosten abdecken könnte.
4. Wähl nur die DIY-Projekte aus, die dir wirklich Spaß machen.
5. Zeig deinen Gästen Beispiel-Outfits für den Dresscode.
6. Lass echte freie Zeit im Zeitplan.
7. Gib das Mikrofon einem Moderator, und lass es dort.
8. Bitte einen Freund, eine kurze, unbeschwerte Zeremonie zu leiten.
9. Plane ein oder zwei Aktivitäten, die die Gäste durchmischen, und mach Fotouploads so einfach wie das Scannen eines Codes.
10. Plane Zeit für Familienfotos ein, bevor die Gäste eintreffen.

Weddy hilft bei den meisten davon: dem Budget, der Gästeliste, dem Zeitplan und der Live-Fotodiashow, zu der deine Gäste per QR-Code hochladen können. Die App ist kostenlos herunterladbar, wenn du sie für deine eigene Hochzeit ausprobieren möchtest.