10 lezioni che ho imparato organizzando il mio matrimonio

Passo la maggior parte delle mie giornate a costruire un'app per organizzare matrimoni, quindi penseresti che la nostra festa di matrimonio sia andata esattamente come previsto. Non è stato così. Molte cose sono andate benissimo, altre sono andate storte, e ci sono alcune cose che farei diversamente se dovessimo rifarlo.

Abbiamo festeggiato in un ristorante italiano a Tokyo che abbiamo prenotato tutto per noi, con circa 60 invitati, molti arrivati dall'estero.

Non è stato un matrimonio giapponese tipico. Volevamo una festa più in stile occidentale, che potessimo organizzare come la immaginavamo, non un pacchetto standard con un programma fisso che scorre come una catena di montaggio, e nemmeno fornitori a prezzi assurdi. Quella libertà ha significato organizzare quasi tutto da soli, ed è da lì che arrivano la maggior parte di queste lezioni.

E sì, abbiamo organizzato tutto su Weddy. Abbiamo anche usato la sua funzione save the date per condividere la data con i nostri invitati e raccogliere i loro RSVP.

Ecco cosa ho imparato, più o meno nell'ordine in cui lo incontrerai mentre organizzi il tuo matrimonio.

1. Metti tutto per iscritto con la location, e assaggia il cibo prima

Qualche mese prima della festa, la nostra prima location ha smesso di risponderci. Avevamo solo un accordo verbale, e nel momento in cui abbiamo chiesto di metterlo per iscritto, non siamo più riusciti a contattare nessuno. Così abbiamo ricominciato a cercare, con molto meno tempo e molto più stress.

Siamo stati fortunati. Abbiamo trovato un accogliente ristorante italiano in una bella zona di Tokyo, con tanti bar nelle vicinanze per l'after party. Prima di firmare, siamo andati a mangiare lì, e il cibo era ottimo. Con invitati provenienti da tutto il mondo, per noi era importante. Abbiamo evitato piatti a cui le persone potessero non essere abituate, così tutti avrebbero trovato qualcosa di loro gradimento.

Cosa ne ho imparato:

• Un sì verbale non è una prenotazione. Chiedi una conferma scritta per tempo, mentre hai ancora la possibilità di tirarti indietro.
• Mangia lì prima di impegnarti. Se non puoi, chiedi una degustazione.
• Controlla cosa manca nella location. La nostra non aveva un camerino.

Quest'ultimo punto è diventato la mia storia preferita della giornata. Abbiamo comprato una tenda pop-up per cambiarsi su Amazon, così mia moglie poteva cambiare outfit durante la festa. Dopo la festa l'abbiamo smontata con cura, portata con noi all'after party, e persa da qualche parte lungo il tragitto. Eravamo un po' brilli, non ci è mancata, e ce ne siamo accorti solo qualche settimana dopo.

2. Attento ai costi nascosti

Il prezzo sul sito della location era più basso di quello che abbiamo poi pagato. Durante la prenotazione, sono spuntati lentamente costi extra, una voce alla volta. Prevedi un margine in più oltre a qualsiasi prezzo ti venga indicato.

Ci sono anche costi che non arrivano dalla location. I nostri invitati hanno pagato una quota fissa all'ingresso, ma abbiamo fatto entrare gratis i nostri aiutanti: gli amici che gestivano i giochi, si occupavano del banco accoglienza e facevano il DJ. È il minimo che puoi fare per persone che ti dedicano parte della loro serata, ma resta comunque un costo da prevedere. Non avevamo prenotato musicisti o artisti, quindi non avevamo mance da pagare. Se tu li prenoti, aggiungi anche quelle.

3. Più invitati possono davvero farti risparmiare

Questa mi ha sorpreso. Dipende molto dal tuo paese e dalla tua location, ma la nostra applicava una quota base più una quota per invitato che copriva il cibo. Abbiamo arrotondato un po' per eccesso l'importo a persona e chiesto agli invitati di portare quella cifra al ricevimento.

Se non sei giapponese, quest'ultima parte potrebbe sembrarti strana. Qui molte feste di matrimonio sono "kaihi-sei", che significa a quota fissa: invece di fare un regalo in denaro, ogni invitato paga una cifra fissa al banco accoglienza, e sono gli sposi a stabilirla in anticipo. È un formato comune per feste più informali come la nostra.

Con circa 60 persone, quel piccolo extra a invitato si è accumulato. Ha coperto buona parte dei costi base della location e dello staff, e alla fine ci è rimasto solo un piccolo conto da pagare di tasca nostra. Se la tua location applica lo stesso sistema, fai due conti prima di tagliare la lista degli invitati. Il nostro calcolatore del budget matrimonio è un buon punto di partenza.

4. Risparmiare significa più lavoro per te

Abbiamo fatto quasi tutte le decorazioni da soli. Le tovaglie venivano da un negozio online economico, e abbiamo girato i negozi da 100 yen in cerca di qualunque cosa potessimo trasformare in decorazione. Abbiamo trovato vasi di vetro alti, li abbiamo riempiti d'acqua e perle, messo un fiore dentro e fatto galleggiare una candela sopra. Aggiungi qualche conchiglia su un runner da tavola blu e hai un tavolo a tema oceano con pochissimi soldi.

Abbiamo anche comprato delle lettere di legno economiche per scrivere i nostri nomi. Il nostro tema era l'oceano, quindi le abbiamo preparate con un primer, dipinte in diverse tonalità di blu, e poi abbiamo aggiunto pittura bianca e soffiato con una cannuccia per creare piccole onde.

Mia moglie ha anche realizzato a mano un segnaposto per ogni invitato, e ognuno è unico. Ha usato carta giapponese di alta qualità con motivi tradizionali giapponesi. Ci sono volute settimane per scegliere i motivi, trovare colori con abbastanza contrasto perché i nomi risaltassero, e metterli insieme. I segnaposto erano anche un piccolo regalo di ringraziamento per essere venuti: ognuno ha una piccola clip, così gli invitati possono attaccarlo a una borsa o a qualcos'altro dopo.

Ha anche preparato un secondo piccolo regalo. Abbiamo comprato un pacchetto di mentine per ciascuno e ci abbiamo attaccato una nostra foto con un messaggio di ringraziamento, così tutti sono tornati a casa con una piccola foto da parte nostra da conservare.

Mi piace come è venuto tutto. Ma ci è voluto tempo. Il fai da te fa risparmiare soldi spendendo il tuo tempo al loro posto, e se non stai attento diventa un secondo lavoro proprio quando hai meno tempo da dedicargli. Scegli i pochi progetti che ti divertiranno davvero, e compra o salta tutto il resto.

5. Mostra agli invitati come dovrebbe essere il dress code

Abbiamo detto a tutti il tema, l'oceano, diverse settimane prima, così avevano tempo per organizzare gli outfit. Pensavamo di aver scelto qualcosa di semplice che la maggior parte delle persone possiede già, o può trovare facilmente.

Ci sbagliavamo sulla parte "semplice". Le persone continuavano a scriverci per chiederci se questa camicia o quel vestito andassero bene. Così ho creato un secondo volantino informativo con immagini di persone vestite come le immaginavamo. Ho generato le immagini con ChatGPT, che è stato rapido da fare. I nostri invitati ne sono stati davvero felici, perché finalmente avevano un'immagine in testa invece di una parola.

Se il tuo dress code è qualcosa di più specifico di "smart casual", mostra degli esempi. Poche immagini rispondono a più domande di un paragrafo di testo.

6. Lascia spazio nel programma perché le persone possano semplicemente parlare

Mia moglie aveva pianificato parecchi giochi rompighiaccio, e ho dovuto fermarla prima che riempisse ogni minuto libero. Senza quel margine, non ci sarebbe stato alcun cuscinetto per i ritardi, né tempo per gli invitati per chiacchierare e conoscersi semplicemente.

Anche dopo aver tolto alcuni giochi, ci è rimasto a malapena il tempo per goderci la festa quanto avrei voluto. Per fortuna c'era l'after party. Quando scrivi la tua scaletta, pianifica il tempo libero con la stessa cura del programma, e aspettati che tutto richieda più tempo di quanto pensi.

7. Trova qualcun altro che conduca la festa

Per poterci godere la festa, abbiamo chiesto a un amico di fare il DJ e il presentatore: annunciare cosa c'era dopo nel programma, preparare i gruppi per i giochi e leggere i risultati alla fine.

Questo era il piano. Eravamo già in ritardo, e in qualche modo ho finito per fare tutti gli annunci io stesso. Non te lo consiglio, anche se devo ammettere che in un certo senso mi è piaciuto. Se trovi un presentatore, dagli la scaletta in anticipo e chiarisci che è lui a tenere il microfono, così non torna di nuovo nelle tue mani.

8. Lascia che sia un amico a condurre la cerimonia

I primi 15 minuti della festa erano una piccola cerimonia. Un mio amico aveva ottenuto una licenza per officiare matrimoni per poter sposare suo fratello. Quando un giorno me ne ha parlato, ho capito subito che volevo lui anche per il nostro matrimonio.

Ha fatto un lavoro incredibile. Ha condotto tutta la cerimonia sia in inglese che in giapponese, con tutti i nostri invitati raccolti intorno a noi. Volevamo che la festa risultasse divertente e rilassata, e una cerimonia breve e romantica con un po' di ironia è stato un ottimo modo per iniziare: bella, ma non troppo seria. Se hai un amico a cui piacerebbe questo ruolo, chiediglielo. Avere qualcuno che conosci davanti a tutti rende il momento molto più personale.

9. Pianifica attività che facciano mescolare gli invitati

Avevamo due grandi attività, ed entrambe si sono rivelate tra i momenti più riusciti della serata.

La sfida fotografica

Ogni invitato pescava una carta missione fotografica a caso al ricevimento. Ogni carta aveva una sfida diversa, e gli invitati scattavano la foto, scansionavano un QR code e la caricavano subito. Le foto apparivano dal vivo sul proiettore tramite uno slideshow di Weddy. (Sì, è la mia app. Un matrimonio con 60 invitati era un ottimo test nel mondo reale.)

Alcune delle missioni:

• Fai la classica posa "Titanic braccia aperte" con un amico.
• Prendi un gruppo di amici e formate insieme un'onda.
• Fai una foto della decorazione del tavolo.
• Fai un selfie con il celebrante.

C'era un piccolo trucco dietro. Abbiamo scritto le missioni in modo che, insieme, i nostri invitati fotografassero tutto quello che volevamo ricordare: le decorazioni, le persone e i momenti importanti. Invece di sperare che qualcuno ci pensasse, abbiamo dato a ognuno un pezzo della lista delle foto da fare.

La chiave era rendere il caricamento semplicissimo. Gli invitati dovevano solo scansionare il codice con la fotocamera del telefono, senza app da installare e senza account da creare. Se caricare richiede più di qualche tocco, le persone rinunciano, e allora non vedrai mai le loro foto.

Verso la fine della festa, io e mia moglie abbiamo scelto velocemente le nostre due foto preferite e annunciato i vincitori. Le pose imbarazzanti e le interpretazioni buffe delle missioni hanno strappato alcune delle risate più grosse della serata.

Il torneo di Cornhole

Abbiamo anche organizzato una competizione di Cornhole. Qualche giorno prima della festa, abbiamo diviso gli invitati in squadre mescolate, assicurandoci che tutti in una squadra potessero parlarsi tra loro o avessero qualcuno che traducesse. Ogni squadra aveva una fascia oraria per andare fuori a giocare, e un altro amico seguiva le partite e teneva traccia dei risultati di ogni squadra.

Alla fine della festa abbiamo annunciato la squadra vincitrice e distribuito i premi. È stato molto divertente per tutti.

10. Fai prima le foto importanti

Questa è quella di cui mi pento di più. Avevamo solo 30 minuti per allestire la location. Mentre eravamo ancora indaffarati, gli invitati stavano già arrivando al ricevimento, poi è iniziata la cerimonia, e il cibo è arrivato subito dopo. Eravamo così impegnati che non abbiamo fatto nessuna foto, e non ci abbiamo nemmeno pensato. Le uniche foto che ho di quella parte della giornata sono quelle scattate con gli invitati mentre li accoglievo.

Cosa farei diversamente: prevedere tempo extra per le foto con le nostre famiglie, e chiedere loro di arrivare prima di tutti gli altri. Una volta iniziata la festa, non c'è più un momento tranquillo per recuperare più avanti.

Se dovessi rifarlo

La mia checklist breve per chiunque stia organizzando la propria festa:

1. Metti tutto per iscritto con la location per tempo, e mangia lì prima di firmare.
2. Chiedi il prezzo completo, con tutte le spese incluse, e aggiungi un margine.
3. Verifica se una quota per invitato potrebbe coprire parte dei tuoi costi base.
4. Scegli solo i progetti fai da te che ti divertiranno davvero.
5. Mostra ai tuoi invitati esempi di outfit per il dress code.
6. Lascia del vero tempo libero nel programma.
7. Affida il microfono a un presentatore, e lascia che lo tenga lui.
8. Chiedi a un amico di condurre una cerimonia breve e leggera.
9. Pianifica una o due attività che mescolino gli invitati, e rendi il caricamento delle foto facile come scansionare un codice.
10. Riserva del tempo per le foto di famiglia prima che arrivino gli invitati.

Weddy ti aiuta con quasi tutto questo: il budget, la lista degli invitati, la scaletta, e lo slideshow fotografico dal vivo su cui i tuoi invitati possono caricare le foto con un QR code. L'app è gratuita da scaricare se vuoi provarla per il tuo matrimonio.