Crea un correo y unas carpetas compartidas para tu boda
Planificar una boda genera cientos de correos, contratos y archivos en pocas semanas, y cuando están repartidos entre dos buzones personales alguien acaba olvidando el plazo de un anticipo o perdiendo un contrato firmado. Un sistema compartido lo soluciona antes de que se convierta en un problema.
Crea primero un buzón compartido
Abre un Gmail gratuito tipo sarahymike2027@gmail.com antes de contactar con el primer proveedor. Úsalo para cada consulta, contrato y factura desde el primer día, y añádelo como cuenta de recuperación o delegada en los teléfonos de los dos para que ninguna respuesta dependa de que una sola persona revise el correo. Deja tus cuentas personales solo para los RSVP de los invitados y las charlas familiares.
Crea las carpetas antes de necesitarlas
En Google Drive o Dropbox, crea cinco subcarpetas desde el principio: Contratos, Inspiración, Lista de invitados, Presupuesto y Proveedores. Nombra los archivos de contratos siempre igual, por ejemplo 'Floristeria_JaneDoe_firmado_2026.pdf', para que una búsqueda los encuentre de verdad a las 11 de la noche la semana antes de la boda. Marca como favoritas las carpetas de Contratos y Presupuesto, porque son las que más vas a abrir.
Revisa y haz copias cada mes
Una vez al mes, dedica 15 minutos con tu pareja a repasar el buzón compartido en busca de correos de proveedores sin responder y a confirmar que cada contrato firmado está guardado en la carpeta de Drive, no solo como adjunto en el correo. Descarga una copia completa de los contratos en un segundo sitio (un disco externo u otra cuenta en la nube) tres meses antes de la boda, por si hay problemas con la cuenta.
Puntos clave
- Crea la dirección de correo compartida antes de contactar con cualquier proveedor
- Dad acceso total los dos, no solo permiso de lectura
- Usa nombres de archivo coherentes y fáciles de buscar para cada contrato
- Programa una revisión mensual fija para detectar correos sin responder
- Haz una copia de todos los contratos firmados en un segundo sitio antes de la boda