📋Planung & Organisation

Eine saubere Kontaktliste für alle Dienstleister

Im Laufe der Planung hast du mit 10–20 Dienstleistern zu tun, und was du im März mündlich vereinbart hast, ist im Oktober schnell vergessen. Eine einzige geordnete Dienstleister-Übersicht hält jedes Angebot, jeden Vertrag und jeden Zahlungstermin an einem Ort, damit nichts durchrutscht.

Was du pro Dienstleister erfassen solltest

Lege pro Dienstleister eine Zeile oder Karte an mit: Firmenname, Hauptansprechpartner, Telefon, E-Mail, Leistung, Angebotspreis, gezahlter Anzahlung und Restbetrag, Zahlungsterminen und dem Datum der Vertragsunterschrift. Ergänze eine Status-Spalte (recherchiert, angefragt, getroffen, gebucht, vollständig bezahlt), damit du mit einem Blick über die Liste siehst, wo noch eine Entscheidung oder eine Zahlung offen ist.

Nicht nur Zahlen festhalten, auch Gespräche

Schreib nach jedem Telefonat oder Treffen eine Zeile mit: was besprochen wurde, was zugesagt wurde und welche Sonderwünsche es gab (andere Gerichte, bestimmte Lieder, Allergiehinweise). Wenn das Catering sechs Monate später sagt „das haben wir so nie vereinbart“, klärt deine datierte Notiz das schnell. Dieses Protokoll ist auch genau das, was du einem Koordinator übergibst, falls du einen engagierst.

Den Notfallzettel für den Hochzeitstag bauen

Zieh aus deiner Übersicht eine vereinfachte Version für den Hochzeitstag auf eine Seite: Name des Dienstleisters, Ankunftszeit, Handynummer und eine Ersatznummer (Assistenz, zweiter Fotograf, Location-Manager). Drucke Kopien für euren Planer, die Trauzeugin und die Ansprechperson der Location, damit bei einem kurzfristigen Hoppala niemand erst E-Mails durchwühlen muss.

Das Wichtigste in Kürze

  • Nutze eine Tabelle oder App mit einer Zeile pro Dienstleister: Kontakt, Preise, Anzahlungen und Fristen
  • Ergänze eine Status-Spalte, damit du auf einen Blick siehst, wo jeder Dienstleister steht
  • Notiere Gesprächsnotizen und Sonderwünsche sofort, nicht später aus dem Gedächtnis
  • Halte Ersatzkontakte und Notfallnummern für jeden Dienstleister fest
  • Drucke einen vereinfachten Kontaktzettel für Planer, Trauzeugen und das Location-Team

Tags

#dienstleister#kontakte#organisation#verträge#kommunikation

Quelle: www.theknot.com

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