📋Planung & Organisation

Einen minutengenauen Ablaufplan für den Hochzeitstag

Ein Hochzeitstag besteht aus dutzenden kleinen Übergaben zwischen Hairstylisten, Fotografen, DJs und Familienmitgliedern – und keiner von ihnen kann Gedanken lesen. Ein schriftlicher Ablaufplan macht aus dem Rätselraten aller Beteiligten einen gemeinsamen Plan.

Von der Zeremonie zurückrechnen

Lege zuerst die Startzeit der Zeremonie fest und rechne dann zurück: Haare und Make-up 3–4 Stunden vorher, ein First Look 2 Stunden vorher, falls du einen möchtest, die Fahrt 1,5 Stunden vorher und die Gäste 30 Minuten vorher auf ihren Plätzen. Diese Rückwärtsrechnung zeigt Probleme früh – etwa wenn die Hairstylistin für eine Gruppe von sechs Personen 4 Stunden braucht, du aber nur 3 eingeplant hast.

Die Feier in Blöcken planen

Nach der Zeremonie planst du den Aperitif als Block (60 Minuten) für Porträts und Familienfotos, dann den Einzug, das Essen (60 Minuten), die Reden (30 Minuten), das Anschneiden der Torte (15 Minuten) und 2–3 Stunden freies Tanzen bis zu deinem Abschied. Eine exakte Uhrzeit für den Einzug hält DJ, Catering und Fotograf im Gleichschritt, statt dass alle aufeinander warten.

Teilen und Puffer einbauen

Schick den fertigen Ablaufplan mindestens eine Woche vorher an jeden Dienstleister, euren Planer und die wichtigsten Familienmitglieder und drucke ein paar Exemplare für den Tag selbst aus. Plane 15 Minuten Puffer zwischen den großen Abschnitten ein (Haare bis Abfahrt, Zeremonie bis Fotos), denn irgendetwas frisst immer Zeit: ein verspäteter Gast, ein Kleid, das hochgesteckt werden muss, oder Verkehr.

Das Wichtigste in Kürze

  • Baue den Ablaufplan von der Startzeit der Zeremonie aus zurück
  • Rechne bei Haaren, Make-up und Fahrt mit realistischen Zeiten, nicht mit dem Best Case
  • Lege eine exakte Uhrzeit für den Einzug fest, damit sich die Dienstleister abstimmen können
  • Plane 15 Minuten Puffer zwischen den großen Abschnitten ein
  • Verteile den fertigen Ablaufplan mindestens eine Woche vorher an Dienstleister und wichtige Gäste

Tags

#zeitplan#ablaufplan#hochzeitstag#koordination#planung

Quelle: www.theknot.com

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