10 Lições de Planejamento de Casamento que Aprendi no Meu Próprio Casamento

Eu passo a maior parte dos meus dias construindo um aplicativo de planejamento de casamento, então você deve pensar que a festa do nosso próprio casamento teria saído exatamente como planejado. Não foi assim. Muita coisa deu muito certo, outras saíram do controle, e tem algumas coisas que eu faria diferente se fôssemos fazer tudo de novo.

Comemoramos em um restaurante italiano em Tóquio que reservamos por completo, com cerca de 60 convidados, muitos deles vindos do exterior.

Não foi um casamento japonês típico. Queríamos uma festa de estilo mais ocidental, que pudéssemos planejar do jeito que imaginávamos, e não um pacote padrão com um cronograma fixo que funciona como uma linha de fábrica, nem fornecedores com preços absurdos. Essa liberdade significou que organizamos a maior parte das coisas nós mesmos, e é daí que vem a maioria dessas lições.

E sim, planejamos tudo no Weddy. Também usamos o recurso de save the date do Weddy para compartilhar a data com nossos convidados e coletar os RSVPs deles.

Aqui está o que aprendi, mais ou menos na ordem em que você vai se deparar com isso durante o planejamento.

1. Coloque o contrato do espaço por escrito, e prove a comida antes

Alguns meses antes da festa, o primeiro espaço que escolhemos parou de responder. Tínhamos apenas um acordo verbal, e no momento em que pedimos para colocar no papel, ninguém mais atendia. Então começamos a procurar de novo, com muito menos tempo e muito mais estresse.

Tivemos sorte. Encontramos um restaurante italiano aconchegante em uma boa região de Tóquio, com vários bares próximos para a after party. Antes de assinar, fomos até lá para comer, e a comida era ótima. Com convidados vindo de todo o mundo, isso era importante para nós. Evitamos pratos que as pessoas talvez não estivessem acostumadas a comer, para que todos encontrassem algo de que gostassem.

O que eu levaria dessa experiência:

• Um sim verbal não é uma reserva. Peça uma confirmação por escrito logo no início, enquanto ainda há tempo de desistir.
• Coma no local antes de se comprometer. Se não puder, peça uma degustação.
• Verifique o que o espaço não tem. O nosso não tinha vestiário.

Esse último ponto se tornou minha história favorita do dia. Compramos uma tenda de troca de roupa pop-up na Amazon para minha esposa poder mudar de roupa durante a festa. Depois da festa, guardamos a tenda com cuidado, levamos para a after party e a perdemos em algum momento pelo caminho. Estávamos um pouco bêbados, não notamos a falta, e só percebemos que tinha desaparecido algumas semanas depois.

2. Fique atento aos custos escondidos

O preço no site do espaço era mais baixo do que o que pagamos. Durante a reserva, taxas extras começaram a aparecer lentamente, uma de cada vez. Planeje uma margem extra além de qualquer preço que te derem.

Também existem custos que não vêm do espaço em si. Nossos convidados pagaram um valor fixo na recepção, mas deixamos nossos ajudantes entrarem de graça: os amigos que conduziram as brincadeiras, cuidaram da recepção e tocaram como DJ. É o mínimo que você pode fazer por pessoas que abrem mão de parte da noite delas por você, mas ainda é dinheiro que você precisa planejar. Não contratamos músicos ou artistas, então não tivemos gorjetas para pagar. Se você contratar, inclua isso também.

3. Mais convidados pode, na verdade, te economizar dinheiro

Esse ponto me surpreendeu. Depende muito do seu país e do seu espaço, mas o nosso cobrava uma taxa base mais uma taxa por convidado que cobria a comida. Arredondamos o valor por convidado para cima e pedimos que cada convidado trouxesse esse valor para a recepção.

Se você não é do Japão, essa última parte pode parecer estranha. Muitas festas de casamento aqui são "kaihi-sei", o que significa baseadas em taxa: em vez de dar um presente em dinheiro, cada convidado paga uma taxa fixa na mesa de recepção, e o casal define esse valor com antecedência. É um formato comum para festas mais informais como a nossa.

Com cerca de 60 pessoas, o pequeno valor extra por convidado somou bastante. Isso cobriu uma boa parte dos custos base do espaço e da equipe, e no final só sobrou uma conta pequena para pagarmos nós mesmos. Se o seu espaço cobra da mesma forma, faça as contas antes de cortar a lista de convidados. Nossa calculadora de orçamento de casamento é um bom lugar para começar.

4. Mais barato significa mais trabalho para você

Fizemos a maior parte da decoração nós mesmos. As toalhas de mesa vieram de uma loja online barata, e passamos por lojas de 100 yens procurando qualquer coisa que pudéssemos transformar em decoração. Encontramos vasos de vidro altos, enchemos com água e pérolas, colocamos uma flor dentro e deixamos uma vela flutuando por cima. Adicione algumas conchas em um caminho de mesa azul e você tem uma mesa com tema do oceano por muito pouco dinheiro.

Também compramos letras de madeira baratas para escrever nossos nomes. Nosso tema era o oceano, então passamos uma base nelas, pintamos em vários tons de azul, e depois adicionamos tinta branca e sopramos com um canudinho para formar pequenas ondas.

Minha esposa também fez um cartão com o nome de cada convidado à mão, e cada um é único. Ela usou papel japonês de alta qualidade com estampas tradicionais japonesas. Levamos semanas para decidir os padrões, escolher cores com contraste suficiente para os nomes se destacarem, e montar tudo. Os cartões de nome também eram um presente de agradecimento por terem vindo: cada um tem um pequeno clipe, para que os convidados possam prender em uma bolsa ou em outra coisa depois.

Ela também preparou um segundo pequeno presente. Compramos um pacote de balas de menta para cada um deles e colamos uma foto de nós dois com uma mensagem de agradecimento na frente, para que todos fossem para casa com uma pequena foto nossa para guardar.

Gosto de como tudo ficou no final. Mas tudo isso levou tempo. DIY economiza dinheiro usando o seu tempo no lugar, e se você não tiver cuidado, isso se transforma em um segundo emprego justo quando você tem menos tempo disponível. Escolha os poucos projetos que você vai realmente gostar de fazer, e compre ou deixe de lado o resto.

5. Mostre aos convidados como o dress code deve ser

Contamos o tema, oceano, para todo mundo com várias semanas de antecedência, para que tivessem tempo de resolver as roupas. Pensamos que tínhamos escolhido algo simples, que a maioria das pessoas já tinha ou conseguiria achar facilmente.

Estávamos errados sobre a parte simples. As pessoas não paravam de nos mandar mensagem perguntando se esta camisa ou aquele vestido estaria bom. Então fiz um segundo panfleto informativo com fotos de pessoas vestidas do jeito que imaginávamos. Gerei as imagens com o ChatGPT, o que foi rápido de fazer. Nossos convidados ficaram muito satisfeitos, porque finalmente tinham uma imagem na cabeça em vez de apenas uma palavra.

Se o seu dress code for mais específico do que apenas "esporte fino", mostre exemplos. Algumas fotos respondem mais perguntas do que um parágrafo de texto.

6. Deixe espaço na programação para as pessoas simplesmente conversarem

Minha esposa tinha planejado bastante brincadeiras para quebrar o gelo, e eu tive que impedi-la de preencher cada minuto livre. Sem isso, não teríamos nenhuma margem para atrasos nem tempo para os convidados simplesmente conversarem e se conhecerem.

Mesmo depois de cortarmos algumas das brincadeiras, quase não sobrou tempo para a gente aproveitar a festa tanto quanto eu esperava. Felizmente, teve uma after party. Quando você for escrever o seu cronograma, planeje o tempo livre com tanto cuidado quanto a programação, e espere que tudo demore mais do que você imagina.

7. Encontre outra pessoa para conduzir a festa

Para que pudéssemos aproveitar a festa, pedimos a um amigo para ser o DJ e o nosso mestre de cerimônias: anunciando o que vinha a seguir na programação, preparando os grupos das brincadeiras, e lendo os resultados no final.

Esse era o plano. Já estávamos atrasados em relação à programação, e de alguma forma acabei fazendo todos os anúncios eu mesmo. Não recomendo, embora tenha que admitir que gostei um pouco de fazer isso. Se você contratar um mestre de cerimônias, entregue o cronograma com antecedência e deixe claro que é ele quem fica com o microfone, para que não volte para você.

8. Deixe um amigo conduzir a cerimônia

Os primeiros 15 minutos da festa foram uma pequena cerimônia. Um amigo meu tirou uma licença para celebrar casamentos para poder casar o irmão dele. Quando ele me contou isso um dia, eu já sabia que o queria para o nosso casamento também.

Ele fez um trabalho incrível. Conduziu toda a cerimônia em inglês e japonês, com todos os nossos convidados reunidos ao nosso redor. Queríamos que a festa parecesse divertida e relaxada, e uma cerimônia curta e romântica, com um toque de humor, foi uma ótima forma de começar: bonita, mas não muito séria. Se você tem um amigo que gostaria desse papel, convide. Ter alguém que você conhece ali na frente torna o momento muito mais pessoal.

9. Planeje atividades que façam os convidados interagirem

Tivemos duas grandes atividades, e as duas se tornaram os destaques da noite.

O desafio de fotos

Cada convidado tirou um cartão aleatório com uma missão de foto na recepção. Cada cartão tinha um desafio diferente, e os convidados tiravam a foto, escaneavam um QR code e faziam o upload na hora. As fotos apareciam em tempo real no projetor através de um slideshow do Weddy. (Sim, é o meu próprio aplicativo. Um casamento com 60 convidados foi um bom teste no mundo real.)

Algumas das missões:

• Fazer a clássica pose "Titanic de braços abertos" com um amigo.
• Reunir um grupo de amigos e formar o desenho de uma onda juntos.
• Tirar uma foto da decoração da mesa.
• Tirar uma selfie com o celebrante.

Tinha um pequeno truque por trás disso. Escrevemos as missões de forma que, entre elas, nossos convidados fotografassem tudo o que queríamos lembrar: a decoração, as pessoas e os momentos que importavam. Em vez de esperar que alguém pensasse nisso, entregamos a cada um um pedaço da lista de fotos.

O segredo era tornar o upload o mais simples possível. Os convidados só precisavam escanear o código com a câmera do celular, sem precisar instalar nenhum aplicativo nem criar conta. Se o upload exigir mais do que alguns toques, as pessoas desistem, e então você nunca vê as fotos delas.

Perto do fim da festa, minha esposa e eu escolhemos rapidamente nossas duas fotos favoritas e anunciamos os vencedores. As poses sem jeito e as interpretações divertidas das missões arrancaram algumas das maiores risadas da noite.

O torneio de Cornhole

Também organizamos uma competição de Cornhole. Alguns dias antes da festa, dividimos os convidados em times mistos, garantindo que todos em um time conseguissem conversar entre si ou tivessem alguém para traduzir. Cada time ganhou um horário para ir até a área externa e jogar, e outro amigo acompanhava os jogos e mantinha o placar de cada time.

No final da festa, anunciamos o time vencedor e distribuímos presentes. Foi muito divertido para todo mundo.

10. Tire as fotos importantes primeiro

Esse é o ponto de que mais me arrependo. Tivemos apenas 30 minutos para montar o espaço. Enquanto ainda estávamos ocupados com isso, os convidados já estavam chegando na recepção, depois a cerimônia começou, e a comida veio logo em seguida. Estávamos tão ocupados que não tiramos nenhuma foto, nem mesmo pensamos nisso. As únicas fotos que tenho daquela parte do dia são as que tirei com os convidados enquanto os recebia.

O que eu faria diferente: planejar tempo extra para fotos com nossas famílias, e pedir para elas chegarem mais cedo do que todo mundo. Depois que a festa começa, não tem mais um momento tranquilo para resolver isso depois.

Se eu fosse fazer tudo de novo

Minha checklist resumida para quem está planejando a própria festa:

1. Coloque o contrato do espaço por escrito logo no início, e coma no local antes de assinar.
2. Peça o preço completo, incluindo todas as taxas, e adicione uma margem extra.
3. Verifique se uma taxa por convidado pode cobrir parte dos seus custos base.
4. Escolha apenas os projetos DIY que você vai realmente gostar de fazer.
5. Mostre aos seus convidados exemplos de roupas para o dress code.
6. Deixe tempo livre de verdade na programação.
7. Entregue o microfone a um mestre de cerimônias, e deixe que ele fique com ele.
8. Peça a um amigo para conduzir uma cerimônia curta e leve.
9. Planeje uma ou duas atividades que misturem os convidados, e torne o upload de fotos tão fácil quanto escanear um código.
10. Reserve um horário para fotos de família antes da chegada dos convidados.

O Weddy ajuda com a maior parte disso: o orçamento, a lista de convidados, o cronograma, e o slideshow de fotos em tempo real no qual seus convidados podem fazer upload com um QR code. O aplicativo é gratuito para baixar se você quiser experimentar no seu próprio casamento.